Conseil en digitalisation des processus administratifs et comptables pour les TPE
Cap Digital Gestion accompagne les TPE dans l’organisation, la digitalisation et l’amélioration de leurs processus administratifs et comptables.
L’accompagnement peut aller de l’analyse de votre organisation actuelle jusqu’à la mise en place concrète des solutions : choix et paramétrage d’outils de gestion, de facturation ou liés aux processus comptables, organisation des flux et des documents, automatisation de tâches répétitives et amélioration des échanges entre vos différents logiciels.
L’objectif est de réduire les ressaisies, simplifier les méthodes de travail et disposer d’outils réellement adaptés au fonctionnement de votre entreprise.
Les prestations peuvent être réalisées à distance partout en France et en présentiel depuis Genillé, en Indre-et-Loire et dans les départements limitrophes.
Vous perdez du temps dans votre gestion quotidienne ?
La digitalisation ne commence pas forcément par l’achat d’un nouveau logiciel.
Elle commence souvent par une question beaucoup plus simple :
Quelles sont les tâches qui vous font perdre du temps aujourd’hui ?
Factures et documents dispersés
Vos documents arrivent par e-mail, courrier, portails fournisseurs ou messageries et sont enregistrés à différents endroits.
Ressaisies
Vous saisissez plusieurs fois les mêmes informations dans différents logiciels ou tableaux.
Logiciels mal exploités
Vous disposez déjà de plusieurs outils, mais ils ne communiquent pas toujours correctement entre eux.
Tâches répétitives
Certaines opérations sont encore réalisées manuellement alors qu’elles pourraient être simplifiées ou automatisées.
Organisation documentaire
Les méthodes de classement, de partage ou de transmission des documents manquent parfois de cohérence.
Facturation électronique
Vous savez que vos processus devront évoluer mais vous ne savez pas encore précisément ce qu’il faut modifier.
Qu’est-ce qu’un accompagnement en digitalisation ?
Un accompagnement consiste d’abord à comprendre comment votre entreprise fonctionne réellement aujourd’hui.
Nous regardons vos documents, vos outils, vos logiciels, vos échanges avec les différents intervenants et les tâches que vous effectuez au quotidien.
Le but est d’identifier ce qui pourrait être :
- simplifié
- mieux organisé
- supprimé
- automatisé
- mieux connecté
- ou mieux paramétré
L’objectif n’est pas de remplacer systématiquement vos outils.
Une bonne digitalisation peut aussi consister à mieux utiliser ce que vous avez déjà.
Du conseil à la mise en place des solutions
1. Analyser et conseiller
Comprendre votre organisation actuelle, vos flux, vos logiciels et vos méthodes de travail.
Identifier les ressaisies, les tâches inutiles, les blocages et les possibilités d’amélioration.
2. Mettre en place et paramétrer
Vous accompagner dans le choix, la configuration et la mise en place d’outils adaptés à votre activité.
Cela peut concerner notamment des outils de gestion, de facturation ou liés aux processus administratifs et comptables.
3. Automatiser et optimiser
Automatiser certaines tâches répétitives, améliorer les échanges entre applications et adapter les outils à votre fonctionnement réel.
Concrètement, comment se déroule un accompagnement ?
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Le diagnostic révèle un score de 9/20
Un entrepreneur réalise le diagnostic gratuit proposé sur le site.
Son résultat est de 9/20.
Ce score ne signifie pas que son entreprise fonctionne mal.
Il permet simplement d’identifier plusieurs axes d’amélioration.
Dans cet exemple, le diagnostic fait notamment ressortir :
- des factures reçues par plusieurs canaux
- des documents enregistrés à différents endroits
- plusieurs ressaisies
- des logiciels qui communiquent mal
- des tâches répétitives
- une organisation encore peu préparée à la facturation électronique
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Premier échange par téléphone ou visioconférence
Le premier rendez-vous permet de comprendre comment l’entreprise fonctionne réellement.
Nous ne parlons pas uniquement des logiciels.
Nous suivons le parcours réel d’un document ou d’une information.
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Analyse de l’organisation et des flux
À partir de ces échanges, les différents circuits sont reconstitués afin d’identifier :
- les doubles saisies
- les ruptures entre logiciels
- les documents difficiles à retrouver
- les traitements manuels inutiles
- les informations qui pourraient circuler automatiquement
- les tâches qui pourraient être simplifiées
Les points analysés peuvent notamment concerner :
- réception des documents
- classement
- facturation
- suivi des règlements
- transmission des informations
- archivage
- échanges avec la comptabilité
- utilisation des logiciels
- facturation électronique
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Des recommandations classées par priorité
Toutes les évolutions n’ont pas besoin d’être réalisées en même temps.
Les actions sont donc classées selon leur utilité et leur impact.
Priorité 1 — Centraliser les documents
Définir une méthode claire pour récupérer, enregistrer et classer les documents.
Priorité 2 — Réduire les ressaisies
Identifier les données saisies plusieurs fois et rechercher les moyens de les transférer directement.
Priorité 3 — Optimiser les outils existants
Vérifier si les logiciels déjà utilisés permettent de simplifier certaines tâches.
Priorité 4 — Préparer les évolutions futures
Adapter progressivement les processus, notamment pour la facturation électronique.
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Mise en place des solutions
Lorsque la prestation le prévoit, l’accompagnement ne s’arrête pas aux recommandations.
Cap Digital Gestion peut accompagner la mise en place des solutions retenues.
Cela peut notamment comprendre :
- l’aide au choix d’un outil
- l’installation ou la préparation de la solution
- le paramétrage des outils de gestion
- le paramétrage d’outils de facturation
- l’organisation des données nécessaires
- l’adaptation des processus administratifs
- l’organisation des échanges avec la comptabilité
- le paramétrage des circuits de documents
- la préparation des utilisateurs
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Automatiser ce qui peut l’être
Certaines tâches peuvent être automatisées lorsqu’elles sont répétitives et suivent des règles suffisamment claires.
Par exemple :
- transférer automatiquement certaines informations
- déplacer ou classer des documents
- envoyer une notification
- déclencher une action lorsqu’un formulaire est rempli
- mettre à jour une information dans plusieurs outils
- limiter les copier-coller et les ressaisies
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Tester avant de généraliser
La nouvelle organisation est testée avec des situations réelles.
L’objectif est de vérifier que les solutions sont compréhensibles, utilisables et adaptées aux habitudes de travail de l’entreprise.
Des ajustements peuvent ensuite être réalisés.
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Vérifier que la nouvelle organisation fonctionne
Nous pouvons notamment vérifier :
- les documents sont-ils plus faciles à retrouver ?
- certaines ressaisies ont-elles disparu ?
- les outils sont-ils mieux utilisés ?
- les échanges entre logiciels sont-ils plus fluides ?
- les utilisateurs comprennent-ils la nouvelle méthode ?
- les échanges avec la comptabilité sont-ils simplifiés ?
- les nouvelles procédures restent-elles simples au quotidien ?
Sur quels sujets puis-je vous accompagner ?
Organisation des processus administratifs et comptables
Analyse et amélioration des méthodes utilisées pour traiter les informations, documents et tâches de gestion.
Mise en place d’outils de gestion
Aide au choix, à la configuration et à l’intégration d’outils adaptés aux besoins réels de l’entreprise.
Paramétrage des outils
Paramétrage des outils de gestion, de facturation et des processus associés afin de mieux répondre au fonctionnement de l’entreprise.
Automatisation des tâches
Création ou mise en place d’automatisations destinées à réduire certaines opérations répétitives.
Optimisation des échanges entre logiciels
Recherche de solutions permettant de limiter les doubles saisies et d’améliorer la circulation des informations.
Facturation électronique
Préparation des processus de réception, d’émission, de traitement et de transmission des factures électroniques.
Faut-il forcément changer de logiciel ?
Non.
Une partie importante de l’accompagnement consiste justement à vérifier ce que vos outils actuels permettent déjà de faire.
Changer de logiciel uniquement parce qu’un nouvel outil existe peut créer davantage de complexité.
Une nouvelle solution est pertinente lorsqu’elle répond à un besoin identifié et apporte une amélioration réelle au fonctionnement de l’entreprise.
Un accompagnement destiné aux TPE et indépendants
Artisans
Commerçants
Agriculteurs
Professions libérales
Indépendants
Dirigeants de TPE
Il n’est pas nécessaire d’être déjà fortement digitalisé.
L’accompagnement part de votre organisation actuelle et du niveau de digitalisation de votre entreprise.
À distance partout en France ou en présentiel
Accompagnement à distance partout en France
Les prestations qui ne nécessitent pas une présence physique peuvent être réalisées par téléphone, visioconférence et partage de documents ou d’écran.
Intervention en présentiel
Cap Digital Gestion est basé à Genillé.
Des interventions sur site peuvent être proposées en Indre-et-Loire et dans les départements limitrophes selon la nature de la mission.
Questions fréquentes
Dois-je forcément changer de logiciel ?
Non. L’analyse commence par les outils déjà utilisés. Un changement de solution n’est envisagé que lorsqu’il répond réellement à un besoin.
Pouvez-vous mettre en place les outils recommandés ?
Selon la nature de la mission, l’accompagnement peut aller jusqu’à la configuration et à la mise en place des solutions retenues.
Pouvez-vous paramétrer mes outils de gestion ?
Oui, lorsque le paramétrage entre dans le périmètre de l’accompagnement et concerne l’organisation, la gestion, la facturation ou les processus associés.
Pouvez-vous créer des automatisations ?
Oui, certaines tâches ou échanges entre outils peuvent être automatisés lorsque cela permet réellement de simplifier le fonctionnement de l’entreprise.
Travaillez-vous uniquement en Indre-et-Loire ?
Non. Les prestations à distance peuvent être réalisées partout en France. Les interventions physiques sont proposées depuis Genillé, en Indre-et-Loire et dans les départements limitrophes.
Pouvez-vous intervenir sur la facturation électronique ?
Oui. L’accompagnement peut porter sur l’analyse et l’adaptation des processus liés à la réception, l’émission, le traitement et la transmission des factures électroniques.
Que se passe-t-il après le diagnostic ?
Le diagnostic permet d’identifier les sujets à approfondir. Un échange peut ensuite être organisé pour comprendre votre fonctionnement réel et déterminer les actions utiles.
Commencez par faire le point sur votre organisation
Avant de parler de logiciels ou d’automatisation, commençons par identifier ce qui vous fait réellement perdre du temps et ce qui peut être amélioré.
Mes accompagnements et tarifs
Les prestations ci-dessous permettent de choisir un premier niveau d’intervention selon votre besoin. Les offres et tarifs affichés sont alimentés directement par le catalogue Cap Digital Gestion afin de rester synchronisés avec les réglages de vos accompagnements.
Catalogue
Diagnostic Digital Express
Un premier état des lieux clair de votre organisation administrative.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Faites le point sur votre organisation administrative, vos outils et votre préparation à la facturation électronique.
Bénéfices
- Questionnaire préalable : pour cibler vos enjeux avant la rencontre.
- Échange individuel de 30 minutes en visio : pour analyser vos outils et vos principaux blocages.
- Premier état des lieux : de votre organisation, de vos documents et de vos échanges administratifs.
- Identification des priorités : pour distinguer les actions urgentes des améliorations secondaires.
- Analyse après l’entretien : environ 15 à 20 minutes pour structurer les constats.
- Recommandations concrètes : adaptées à votre activité et à votre niveau d’équipement.
Diagnostic Approfondi
Une analyse complète de vos documents, outils et circuits administratifs.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Analysez plus en détail votre organisation administrative, vos outils, vos circuits de documents et votre préparation à la facturation électronique.
Bénéfices
- Étude documentaire poussée : environ 45 minutes d’analyse de vos factures, devis et documents avant l’appel.
- Entretien stratégique en visio : une heure pour examiner vos méthodes et vos habitudes de travail.
- Audit de vos outils : analyse de leur utilisation, des doubles saisies et des ruptures dans les circuits.
- Analyse des flux administratifs : factures, devis, justificatifs, classement et transmission.
- Identification des tâches chronophages : et des points de vigilance en matière de conformité.
- Feuille de route stratégique : environ 45 minutes d’élaboration après l’entretien.
- Recommandations neutres et concrètes : pour simplifier votre quotidien sans imposer un logiciel.
Audit Flash Terrain
Une intervention courte sur site pour observer le fonctionnement réel.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Une demi-journée dans vos locaux pour observer votre organisation et identifier les principaux blocages.
Bénéfices
- Préparation de l’intervention à partir de vos premières informations.
- Observation de votre organisation actuelle et de vos usages réels.
- Échange avec le dirigeant ou la personne référente.
- Identification des principaux points de blocage.
- Repérage des tâches répétitives, des ressaisies et des pertes de temps.
- Premières pistes d’amélioration directement applicables.
- Compte rendu synthétique après l’intervention.
Diagnostic Organisation & Digital
Un diagnostic terrain complet pour structurer vos processus.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Une journée sur site pour analyser l’organisation administrative, les outils, les documents et les flux de travail.
Bénéfices
- Préparation de l’audit à partir des informations et documents transmis.
- Journée complète d’observation et d’échanges dans vos locaux.
- Analyse des documents, outils et circuits administratifs.
- Cartographie simplifiée des flux de gestion.
- Analyse des échanges avec le cabinet comptable et les autres interlocuteurs.
- Identification des doubles saisies, ruptures de flux et tâches chronophages.
- Priorisation des améliorations et des besoins de digitalisation.
Accompagnement Mise en Œuvre
Un accompagnement sur mesure pour transformer le diagnostic en actions.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Un appui opérationnel adapté après diagnostic pour mettre en place progressivement les actions prioritaires.
Bénéfices
- Traduction de la feuille de route en plan de mise en œuvre.
- Priorisation et planification des actions.
- Aide à la réorganisation des documents et des circuits.
- Aide au paramétrage fonctionnel des outils retenus.
- Création de procédures ou de supports simples.
- Accompagnement à la prise en main des nouvelles méthodes.
- Points d’avancement et ajustements en cours de mission.
Point d’Étape
Un rendez-vous régulier pour garder le cap.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Un suivi mensuel léger pour faire le point, arbitrer les priorités et éviter que les actions restent en attente.
Bénéfices
- Point régulier en visio.
- Revue des actions réalisées depuis le dernier échange.
- Identification des difficultés ou décisions en attente.
- Arbitrage des priorités du mois.
- Conseils adaptés aux sujets abordés.
- Suivi par courriel dans le périmètre convenu.
Pilotage Actif
Un suivi régulier pour faire avancer les chantiers.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Un accompagnement mensuel pour piloter les actions, suivre les blocages et structurer les décisions.
Bénéfices
- Point mensuel approfondi en visio.
- Revue structurée des chantiers en cours.
- Analyse des difficultés et des blocages.
- Actualisation des priorités.
- Aide à la prise de décision.
- Tableau de suivi simplifié.
- Échanges par courriel dans le périmètre de la formule.
Bras Droit Digital
Un appui renforcé pour avancer plus sereinement.
TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts
Un suivi renforcé du dirigeant sur l’organisation, la digitalisation et les priorités administratives.
Bénéfices
- Accompagnement renforcé en visio.
- Suivi régulier de plusieurs chantiers.
- Aide à la préparation des décisions.
- Analyse des priorités administratives et numériques.
- Coordination des actions dans le périmètre convenu.
- Compte rendu d’avancement.
- Échanges par courriel entre les points prévus.
